Mastering the skill of Engagement means the ability to ensure a high level of commitment and enthusiasm across all your stores.
This requires an understanding of how to analyse the engagement drivers in the Peakon platform and knowing which tools to activate when improving them. Knowing that a highly engaged workforce will impact the guest experience and financial KPI’s - in that order - is the fundamental way of leading in a people centric company culture.
A Juicer who recommends JOE as a good place to work is more likely to perform at a higher productivity level than a Juicer who doesn’t.
In Joe & the Juice we use Peakon as a tool to measure the Employee Satisfaction, where all employees will receive a questionnaire to give feedback on 14 different drivers. Each driver is a parameter that influences the overall Engagement level. For the RM to understand how to analyse and improve the 14 different drivers, the RM will learn to master the Engagement Leadership skill.
The Engagement leadership skill will be the RM's tool to ensure a high employee satisfaction through analysis of the quarterly questionnaires and thereby taking actions towards improving low-scoring drivers and maintaining high-scoring drivers.
The link to the survey is shared via. e-mail and text messages, making them available on all devices. It is the RM's task to ensure every employee within their region has filled out the survey.
The survey is sent out the last month of each quarter. The RM can then use the feedback from their region and plan forward going into the next quarter
The survey is sent out the last month of each quarter and will be live for 1 week (Monday - Sunday). The RM can then use the feedback from their region and plan forward going into the next quarter. The RM will learn more about how to plan strategically in the Strategic Thinking leadership module.
In Joe & the Juice “We are all about people," with a culture and an environment of inclusion. Nobody should be left out and everyone should be heard. We always want to be the best version of ourselves, but that can only happen when the employees share their opinion and we are ready to listen. Therefore, it is the RM's responsibility to actively seek to improve engagement in their region. Through Peakon the RM can gain insights and become aware of realities they might not have known about.
This all happens because Peakon gives the employees in the RM's region the opportunity to communicate bottom-up.
When we are getting the feedback bottom-up, all information comes straight from the source. Peakon is built upon a framework of anonymity, which ensures honest and non-biased answers. It might be hard to give feedback face to face as a juicer. The RM can be proactive in creating a positive workplace at Joe & The Juice by addressing issues and challenges early on, helping employees feel more comfortable and satisfied with their job.
Using Peakon as a tool to investigate all aspects of the drivers, the RM can improve and achieve a high overall engagement score in their region, which is a crucial step towards developing a Commercial Mindset.
For the RM to understand the mindset of The Circle of Operational Excellence it should be understood that the very fundamental structures such as DCWF and Juicer training in their stores must be in place.
To keep an on-going progress towards operational excellence, the RM is working with 3 main aspects, and it all starts with the Employee Engagement.
1) Employee Engagement (EEE)
The Employee Engagement score is calculated from the result of the quarterly Peakon survey.
2) Guest Satisfaction (GS)
The Guest Satisfaction is calculated from both in-store observations and non-financial KPIs
3) Management Satisfaction (PROFIT)
Profit is the Company earnings in AUV. AUV is short for Average Unit Value, this is calculated from the average revenue of all stores world wide. The management satisfaction is highly focused on financial KPIs.
We believe that engaged employees are more invested in creating a better guest experience and thereby reach a higher guest satisfaction. Good guest experiences results in more visits creating a higher revenue that leads to management satisfaction. When the stores create a high revenue, the Management will be able to further invest in the workforce which then improves the Employee Engagement. It all starts and ends with the people!
A popular saying is: “We have two ears and one mouth so that we can listen twice as much as we speak.” Leaders become great when they listen more than they talk.
When we don’t have a “listen first approach” we don’t get all the inputs we need to make the best decision.
In some cases Employees might think that you’ve already made up your mind. Or maybe they are not comfortable or used to speaking up to the Management.
In other cases, Employees will tell you what they think you want to hear instead of telling you their true and honest opinion.
Therefore, a Leader should have a “listen first approach," and listen to the Employees thoughts and opinions. As a leader you can’t expect your Employees to share their feedback if they are not asked to, which is why Peakon is a great tool, when the Management actively invites all Employees to share their thoughts and opinions.
Using the listen first approach, it improves the overall level of psychological safety in the Region, where Employees feel seen and heard without fear of judgemental or negative consequences.
The level of trust and mutual respect will improve. Furthermore, a leaders decision-making will be strengthened when you listen and understand all different perspectives and opinions first.
The RM must reach a participation rate of minimum 80%. This will ensure that the collected data is valid and realistic to work with.
The RM will only be able to view a score within a store if a minimum of 3 Employees has answered the same question. This is to secure the Employees’ anonymity.
The Peakon Engagement framework is divided into 1 main Engagement driver and 14 drivers with 27 sub-drivers. In order to be able to analyse on the Employee feedback, the RM must understand the definition of each driver and it’s sub-drivers.
When the Employees receive the Peakon survey, they can answer the different driver questions on scale from 0-10. The rating scale is divided into 3 groups, Detractors, Passives and Promoters.
Detractors ranges from 0-6, Passives ranges from 7-8 and Promoters ranges from 9-10.
Detractors (0-6)
These employees will be more likely to create an unattractive image of the company and spread negative words towards other employees and the public. The RM will be able to find the root of the problem by addressing these issues through analysis of the survey learned in the exercises.
Passives (7-8)
These employees are not actively disengaged and won’t spread negativity nor positivity to the employees or the public regarding the company. The RM will seek to improve these scores on a long term basis by planning actions. If no actions are taken the Passive Employee will be more inclined to become a Detractor over time.
Promoters (9-10)
These employees are highly engaged with the organisation and will spread positives words of the company towards employees and the public. In a sense they are the brand ambassadors. The RM should continue their actions and initiatives towards maintaining the Employees in the Promoter category.
To put things into perspective:
A Detractor is more likely to be louder than a Promoter.
- A Detractor will actively tell 13 people about their negative experience.
- A Promoter will actively tell 3 people about their positive experience.
It is therefore crucial, that the RM understands the risk of having a detractor in their Region and the benefits of having a Promoter. The RM is required to have a sense of urgency when striving to have as many Promoters and Brand Ambassadors in the Region as possible.
When analysing on drivers it should be noted that all scores are to be compared with a benchmark that is based on the industry Joe & the Juice is within. To avoid misleading conclusions we make sure to compare segments with similar attributes such as:
Geography, age, Moneyball position and seniority.
Joe is segmented in the “Food & Beverage industry,” where we currently aim to be in the top 25% of all companies worldwide. This means that the benchmark score is based on what you need to score above, to be within the top 25%.
The Benchmark in Peakon is called True Benchmark, where it is a measurement that puts scores into context.
The RM will use True Benchmark to get a more exact insight of how they’re actually performing.
Scoring a score of 6 in the Reward driver might seem low, but the True Benchmark for the Reward is 5. Meaning that the RM has managed to score 1 point more compared to the True Benchmark.
Whereas scoring 8 in Goal-setting seems like a high score, but the True Benchmark is 9, meaning the RM is scoring 1 below the True Benchmark.
It’s an important learning that the True Benchmark reflects the true impact of how well the RM performs on the engagement score. The RM will use True Benchmark to more accurately measure success and where to improve.
ENGAGEMENT
1) Engagement is the foundation of our culture
2) Bottom-Up vs. Top-Down information
3) Peakon is the ultimate tool to understand and improve engagement
4) Engagement ultimately results in reinvestments - The Circle of Operational Excellence
5) Why it's important to have a listen first approach as a leader
PEAKON FRAMEWORK
1) Valid Data, Participation Rate & Anonymity
2) 14 Drivers with 27 sub-drivers
3) How the rating scale works - Detractors, Passives & Promoters
4) What is True Benchmark
Introduction
The training of Employee Engagement is divided into 3x exercises and 1x Exam Preparation that the RM must go through together with The Trainer.
Objectives
The objective of this exercise is to learn how to navigate in the Peakon platform and learn the most essential functions to use in order to get insights on Engagement in the region.
Introduction
The RM will learn how to navigate through segments and see True Benchmark scores, highlighted drivers and comments. The RM will use the comment section to acknowledge comments, start conversations or tag responsible people.
When the RM has logged in to the Peakon platform, the RM needs to ensure they have the right access level and is assigned to their region.
It is the People Manager’s responsibility to ensure that the RM is correctly onboarded to Peakon.
If the RM hasn’t received a user name or experiences any other issues, the RM should reach out to the People Manager to solve it.
In the dashboard the RM will be able to see the overall engagement score for their chosen segment. The RM can deep dive into each section to get gather more information.
The score is based on the main driver - engagement. The RM can see how well the engagement score compares to the benchmark for Food & Beverage sector. The RM is also able to see how the Employees distribute between being Promoters, Passives and Detractors. When deep diving the dashboard shows the most impactful drivers on the Engagement score.
The score over time shows how the score has improved or decreased from previous surveys. The RM can create a quick overview to analyse if their actions has payed off.
When deep diving it shows the engagement score over a chosen timeframe (last year as default).
The participation shows the aggregated participation rate based on the last survey. Meaning that if the employees who attended the last survey will also attend the next survey. Deep diving shows the participation rate for the last surveys (last year as default).
The RM will now create an overview of the available information in the Insight tab.
The RM should now note down the following in their worksheet:
This exercise is for the RM to be able to navigate Peakon and to find relevant data in the Insight tab using the available tools.
The RM will navigate to the comment sections by tapping the “All Comments” in the navigation bar on the left-side.
The RM will be able to filter and sort the viewing of the comments to become more specific instead of viewing all historical comments at once.
1) Select to view comments from the latest survey by pressing ‘Round end date’ to only work with most relevant data.
2) Select to view comments provided by a specific segment: Detractors, passives or promoters by pressing NPS Category.
3) The RM can choose to sort the comments in a specific sequence like date, score etc.
Yorum bölümünde RM, kendi bölgelerindeki çalışanların verdiği geri bildirimleri derinlemesine inceleyebilir.
RM, Peakon'un hassas olarak etiketlenecek belirli kelimeler için bir filtre ayarladığı “Hassas Yorumlar” ı filtreleyebilir.
Hassas olarak gösterilecek kelimelere örnekler şunlardır:
Zorbalık, Stres, Ayrımcılık, Kaygı ve Cinsiyetçilik
RM"nin herhangi bir hassas yorum hakkında bir konuşma başlatMAMASI kesinlikle çok önemlidir. Hassas yorumlara karşı harekete geçmek yalnızca İnsan Yöneticisinin sorumluluğundadır.
Yorumları kabul etmek, Çalışanların görüldüğünü ve duyulduğunu hissetmelerini sağlarken, liderlerin konunun gerekli sahipliğini üstleneceklerine olan güveni de artıracaktır.
RM bir yorumu onaylamak isterse, “Onayla” aracını kullanabilir ve 5 farklı seçenek arasından seçim yapabilir:
Bu, yalnızca RM, onayın çalışanların geri bildirimlerine yeterli bir yanıt verdiğini düşünürse ve daha fazla bilgi gerekmiyorsa kullanılmalıdır..
Sohbetlere başlamak, Liderlerin belirli bir durum hakkında daha fazla içgörü ve anlayış kazanmaları için harika bir yoldur.
RM, konuşma aracını açmak için “Konuşma” a dokunarak bir konuşma başlatır. RM geri bildirimden kendini sorumlu bulursa, verilen geri bildirimi yanıtlayarak harekete geçmelidir.
Aklınızda bulundurun: Çalışanların kimliği gizli kalacak ve RM'nin adı Çalışanın görmesi için görünür olacaktır.
RM yorumdan sorumlu bulmuyorsa, “Not” sekmesine gidip @PersonsName yazarak doğru kişiyi etiketlemelidir.
Aklınızda bulundurun: Çalışan, bir yoruma yapılan etiketleri göremez, ancak Yönetim Ekibi tarafından görüntülenebilir.
Örnek: Santrifüj, blender vb. ile ilgili sorunlar, DOC ekibini etiketlemelidir.
RM nasıl cevap vereceğinden şüphe duyuyorsa veya bir yorumun hassasiyetinden emin değilse, RM, verilen geri bildirim hakkında daha fazla bakış açısı ve tartışma elde etmek için her zaman İnsan Yöneticisine ulaşmalıdır.
Bir sohbete başlarken önemli bir yapılandırılmış yaklaşımdır. Bir RM olarak Joe & the Juices'in değerlerini ve bakış açısını temsil ettiğinizi unutmayın
Akılda ne olmalı
- Tüm yorumlar anonim hale getirilir. Bir çalışandan asla kendini göstermesini istemeyin
- Yorumu bırakan Çalışan, konuşma sırasında gizli ve anonim kalır
- Yanıt veren Liderler adı, Çalışanın görebilmesi için görünür olacak
- Profesyonel bir ton tutun ve Çalışanların geri bildirimlerini ciddiye alın
- Bakış açılarına katılmasanız bile Çalışanlara meydan okumayın veya tartışmayın
- Geri bildirimi bir engelden ziyade iyileştirme için bir basamak olarak kabul edin
- Yaşamayacağın sözler verme
RM, cevaplarını her zaman duruma uyarlamalı ve yoruma uygun bir yanıt vermelidir. Bu, RM kendi bütünlük düzeyini koruduğunda daha özgün bir konuşma yaratır.
Bir örnek:
- Bunun yaygın bir sorun olup olmadığını ve takımdaki diğer kişilerin de aynı şekilde hissedip hissetmediğini bir soruyla netleştirin. Bu, geri bildirimin ciddiyetini anlamanıza yardımcı olur.
- Çalışandan endişenin nasıl ele alınabileceği veya iyileştirilebileceği konusunda öneriler istemekten çekinmeyin. Bu, sürecin daha çözüm odaklı hale gelmesini hızlandırır.
*Yukarıdaki soru türlerini sorarak, Çalışanın yanıtlama şansı daha yüksektir, çünkü bunlar sadece ifadelerden çok belirli sorular olarak ifade edilir.
İşleri perspektife koymak için, şekil, çeşitli etkileşim türleri için harcanan tahmini zaman yüzdesini göstermektedir.
Etkileşimlerin çoğu bir onay veya yanıtla yanıtlanırken, çok az yorum fiziksel 1:1 toplantıya davet edilmesini veya hukuk ekibinin dikkatini gerektirecektir.
Eğitmen, erişilen Yorum Sayfasındaki tüm kartları yazdıracak ve kesecektir burada. Bu, eğitime başlamak için 8. adımdan önce yapılmalıdır.
Eğitmen şimdi 4 farklı eylem türüne dayalı olarak yorumlara nasıl davranılacağını alıştıracak.
Eğitmen, RM'nin hangi eylemi yapacaklarını ve neden bu eylemin yorum için geçerli olduğunu düşündüklerini açıklayacağı “Yorum Sayfasından” bir yorum içeren rastgele bir kart alacaktır.
Eğitimci, her kart RM tarafından yanıtlandıktan sonra geri bildirim sağlayacaktır.. Bu, RM'nin seçilen eylemin neden alakalı olduğunu anlamasını sağlamak içindir.
Hedefler
Bu alıştırmanın amacı, sonuçları anlamak ve buna dayalı kapsamlı bir analiz yapmak için üç aylık Peakon puanlarına nasıl derinlemesine dalılacağını öğrenmektir..
Giriş
RM, Peakon'daki Analiz sekmesini kullanarak sürücüleri nasıl analiz edeceğini ve derinlemesine inceleyeceğini öğrenecek. RM, yanıtlayanların cevaplarını nasıl segmentlere ayıracağını ve böylece düşük performanslı sürücüleri nasıl analiz edeceğini ve belirleyeceğini öğrenecek. Düşük performanslı sürücüler belirlendiğinde RM, bir sürücüyü geliştirmek için gereken çabayı nasıl hesaplayacağını ve Etkileşim puanını ne kadar etkileyeceğini öğrenecektir..
To further analyse a region the RM use the “Select Segments” where there are multiple different segments to choose from. Most noticeable are Moneyball Position and Bar.
When Moneyball Position is selected, the RM will see how the different Moneyball levels throughout their region has scored.
When the Bar Manager is selected, it shows the score for each Bar Managers store.
The RM will try to switch between both segments to see the different views.
The RM will navigate to the Heat map found in the Analysis tab.
The Heat map will give the RM a quick overview of how they are performing on EEE and 14 drivers.
In the top left corner the RM can choose between 3 different ways to view their scores
Score: Shows the average score for each driver
Diff. to benchmark: Shows the difference between score and True Benchmark
Diff. to round: Shows the difference to the last EEE round
Furthermore the RM can expand a Driver to see the score of the Sub-Drivers.
To get a more deep-diving overview of the scores. The RM will choose the “Cards” tab in the navigation bar.
The RM will chose the segment group “Bar Managers”. When Bar Managers are chosen, they are quickly compared further more the RM will receive full insights on how each driver compares to True Benchmark.
The Card functions will be the RM most preferred tool to analyse how their Bar Managers and their employees are scoring in the EEE going forward.
To deep-dive into each driver the RM can through the Heat Map or Cards navigate to a driver to get insights on the chosen driver.
This is done by tapping the score area, where Peakon automatically filter the chosen driver score. If the RM clicks on a score for the Juicer Segment, Peakon will show the Chosen driver filtered with Juicer segment.
When deep-diving a driver all insights for the chosen driver are available: Comments, True Benchmark, Score over time, Participation Rate and Comments. This is the same procedure as practiced in exercise 1.
If further insights on sub-drivers is desired, the RM can open the “Sub-Driver” tab, by pressing the Sub-Driver button.
In the Sub-Driver tab, the RM can see all Sub-Drivers for the chosen driver. This can be a useful tool to precisely point what Sub-Drivers that could be improved.
The RM has now learned to navigate through Peakon. The RM will use the tools available on Peakon to analyse their region and identify low performing drivers.
The RM will pick out 3 drivers or sub-drivers for each store where they want to improve and set a goal for how much they want to improve.
The RM will fill out the following information.
The RM will now discuss with the Trainer about the chosen drivers and goals.
The discussing should validate wether or not the goals are reachable.
The challenge
What is the root cause of the challenge?
The solution
Will your solution solve the root cause?
The feasibility
Is the plan of solution realistic?
Objectives
The objective of this exercises is to create MQ targets for the region based on the analysis. The RM should actively work with the targets during the next quarter in order to make Joe & The Juice a better workplace for everyone.
Introduction
The RM will use the Action tab i Peakon to plan their actions towards improvement of Drivers.
The RM will now locate the actions that are available for each driver.
The actions are found in the Improve tab, and by filtering via the following guidelines:
The RM will now have all the actions visible for the chosen driver.
The RM will now choose one of the drivers that they have decided to improve from Exercise 2. The RM will go through the actions for the chosen driver and discuss with the trainer what actions are applicable to improve the chosen driver.
Bu eylemler önerilen eylemlerdir ve zorluğa ve çözüme uyacak şekilde değiştirilebilir, böylece eylem RM'nin durumuna uygulanabilir.
RM, 2. adımdan geçerli eylemi seçerek ve düğmeye basarak bir eylem kaydedecek ve planlayacaktır. “+ Eylem Ekle”
Tamamlandığında, “Eylem Ekle” sekmesi açılır.
RM daha sonra birden fazla seçeneğe sahiptir.
Başlık: Başlık, eylemi kısaca açıklar. RM, eylemin gerçekleştiği mağazanın adını başlığın sonuna ekleyecektir.
Açıklama: Açıklama süreci ve sürücüyü neden etkilediğini olabildiğince kesin olarak açıklamalıdır.
Son tarih: Son tarih, RM"nin Sürücünün iyileştirilmesine yönelik tüm eylemlerini tamamladığı tarihtir.. Son teslim tarihinden sonra RM eylemlerini tekrar gözden geçirecek ve daha fazla çaba gerekip gerekmediğini değerlendirecektir..
Kontrol Listesi: Kontrol listesi, RM"nin ilerlemelerini takip etmesine yardımcı olan bir araçtır ve birden fazla adım gerektiren büyük veya karmaşık girişimler için kullanılmalıdır..
Bir sürücüyü iyileştirmeye yönelik bir eylem planlarken, RM, istenen etkiyi elde etmek için ne kadar çaba sarf edilmesi gerektiğini her zaman aklında tutmalıdır. Bu nedenle, buna göre plan yapmak ve yapılan herhangi bir eylemi asla aceleye getirmemek RM'nin sorumluluğundadır.
Eylem aracını kullanarak kendinden emin olmak için RM, alıştırma 2'deki analizden seçilen sürücülere dayalı eylemler oluşturacak ve planlayacaktır.
RM artık 3. Adımdaki yönergeleri kullanarak Peakon'daki İyileştirme işlevine mağaza başına bir eylem eklemelidir.
*Eğitmen, eylemleri belirlerken ve eklerken RM'ye rehberlik edecek ve yardımcı olacaktır.
Eğitmen, iyileştirildikten sonra sağlıklı ve sürdürülebilir bir sürücünün nasıl korunacağı konusunda RM ile görüşecek.
RM nasıl:
- Eylemlerinin sadece geçici bir hızlı düzeltme olmasından mı kaçınıyorsunuz?
- Sürdürülebilir bir çözüm sağlamak için eylemlerinden birkaç ay sonra aynı eğilimlerin ve sorunların tekrar ortaya çıkmasını atlatmak mı?
RM, Stratejik Düşünme ve Takip modüllerinde sürdürülebilir süreçler ve planlama hakkında daha fazla bilgi edinecektir.
Giriş
Egzersizler tamamlandıktan ve RM becerinin ne anlama geldiğini anladıktan sonra. RM şimdi teori ve alıştırmalardan temel bulguları toplayacak.
Bu bulgular, program sonunda Eğitmen ve Pazar Yönetimi önünde final sınavında sunmaları için yazılacak ve saklanacaktır..
Özet ve final sınavı hazırlığının bir parçası olarak, RM, dairenin üç katmanını eğitmene açıklayacaktır.
0.1: ALIŞTIRMALARIN ÖZETİ:
- Antrenör egzersizin başlığını tekrarlarken, RM alıştırmalardaki her adımdan elde edilen temel bulguları tekrarlayacaktır. RM, yaşadıklarını özetlemek için çalışma sayfalarındaki notlarını kullanabilir.
RM şimdi nedenini, nasıl ve neyi açıklayacak.
1. NEDEN:
- Çalışan Bağlılığının, Bölgesel Yönetici olarak insanları yönlendirirken ve geliştirirken kullanılacak önemli bir faktör ve beceri olduğunu açıklayın.
2: NASIL:
- Bu beceri ve uygulamanın günlük işlerde nasıl uygulanacağını açıklayın.
3: NE:
- Becerinin ne anlama geldiğini kendi kelimeleriyle açıklayın ve ana ve ikincil teoriden temel öğrenmeleri ekleyin.