İkincil Teori

Toplantılarda İletişim

Temel Bir Kural:
Toplantılara nasıl yaklaşılacağına derinlemesine dalmadan önce, bir RM, Juicers'ı iletişim yoluyla meşgul ederken ve motive ederken bu temel kuralı anlamalıdır:
‍
TOPLUM İÇİNDE ÖVGÜ İFADE ETMEK, ÖZEL OLARAK ELEŞTİRİLERİ İFADE ETMEK‍

‍
Herhangi bir toplantının iki amacı:

Bir RM, 1:1 bir toplantıya ev sahipliği yaparken aşağıdaki iki amaç ve amacı yansıtmalı ve dikkate almalıdır:
‍

‍

Personel Toplantısı için temel ilkeler:

Bölge Müdürü olarak bir personel toplantısına ev sahipliği yaparken ilham alabileceğiniz bazı temel adımlar aşağıdadır:

‍

1. Hazırlık

Sahip olarak hazırlanın yapı Toplantıya, bugün neler yaşayacağınızı özetleyerek. Bu, profesyonelliği işaret edecek ve herkesin katıldığı daha yapıcı ve etkileşimli toplantılar yaratacaktır.

2. Gündem

Toplantıya her zaman şu şekilde başlayın gündemin belirlenmesi gün için. Bu, toplantıdaki herkesi uyumlu hale getirecek ve odağın ne olması gerektiğine yön verecektir.

3. Yüksek Enerji

Düşük enerjili yeni bir girişim sunuyorsanız, Bar Yöneticileri neden konuyu önemsemeli veya heyecanlı olsun? Bunu “Neden” yaptığımızın nedenini söylemeye odaklanın ve mesajı şu şekilde iletin heyecan, bakım ve vurgu.

4. Önemi

Asla “Bugün bu noktalardan geçmemiz gerekiyor” tavrına sahip olmayın. Tartışmak üzere olduğunuz şeyin herhangi bir önemi veya bize zorlanmış bir şey olmadığını işaret edecektir.. Mesajı önemli hale getirin!

5. Daralt

Aynı anda çok fazla uygulamaya çalışmaktan kaçının. Her şeyi bir kerede başarmak mümkün değildir. Karar ver bir seferde uygulanacak bir girişim. İlerleme olduğu sürece ilerliyoruz.

6. Dahil etme

Görevlinizin görüşlerini mümkün olduğunca dahil etmek önemlidir. Onlara tartışılan dava hakkında ne hissettiklerini sorun. Karar vermenin bir parçasıysa, bunu olduğu gibi uygulamaları daha kolay olacaktır. çözümde mülkiyet ve anlaşmalar.

7. Takip

Toplantılar olmalı her zaman bir takip ekleyin kararlaştırılmış/kararlaştırılan girişimlerin ilerlemesi hakkında. Takip olmadan ilerleyip ilerlemediğimize veya gelecek için hangi değişikliklerin yapılması gerektiğine karar vermek imkansızdır.

‍

‍

‍

Konuşma Formülü

Bir RM, bir toplantı düzenlerken veya zor bir sohbete katılırken aşağıdaki 3 başlığı takip etmelidir:
‍

GERÇEKLERE SADIK KALIN
Zor dönüşüm, beklenen seviyede performans göstermeyen biriyle ilgili olduğunda her zaman net gerçeklere veya verilere bağlı kalın. Kişi konuşmanın kişisel bir saldırı olduğunu hissetmemelidir. Masaya, eylemlerin yanlış olduğunu herkes için açık olduğu açık ve özel durumlar sağlamanız gerekir.

‍

Profesyonel kalın, ama samimi olun
Koşullar ne olursa olsun tüm konuşma boyunca profesyonel ve anlayışlı kalmak önemlidir.. Çalışanların algısal konumlarını anlamalı ve durumun her yönünü anlamalı ve ardından sorunun nasıl çözülebileceği konusunda onlara rehberlik etmeye çalışmalısınız. Günün sonunda, kişinin mümkün olan en iyi düzeyde performans göstermesini sağlamak herkesin yararınadır.

‍

GERİ BİLDİRİM FORMÜLÜNÜ KULLANIN
Diyaloğu aşağıdaki formüle göre planlayın

‍

1. Olumlu Geri Bildirim

2. Olumsuz Geri Bildirim

3. Nasıl geliştirilir

4. Neden

‍
Sohbeti kolaylaştırmak ve bir iniş ortamı yaratmak için olumlu bir şeye odaklanarak başlayın. Ardından olumsuz noktalara geçin ve kusurları veya düşük performansı çalışan için mantıklı olacak şekilde açıklayın. Bir plan yapın ve bireyin performansı nasıl artırabileceği konusunda anlaşın. Eylemlerini veya davranışlarını değiştirmenin neden gerekli olduğunu ve onları şirkette esasen nereye götürebileceğini açıklayarak bitirin.

‍

Durumsal Liderlik ve Bukalemun Komutanı

BM'lerin her birine haftalık olarak birçok mesaj, kılavuz ve bilgi verilmelidir ve bu süreci olabildiğince sorunsuz hale getirmek herkesin yararınadır. Her şey seninle başlıyor! Mesajı veren sizsiniz. Bu, alıcı (BM) için mümkün olduğunca anlaşılmasını ve işlenmesini kolaylaştırmak için elinizden geleni yapmaktan sorumlu olduğunuz anlamına gelir. RM olarak ana öğrenmelerden biri, mesajın alınmasını ve anlaşılmasını sağlamak için BM'nin kişiliklerinin her birine karşı davranışınızı ve komutlarınızı değiştirmeniz gerektiğidir (durumsal liderlik). Başka bir deyişle, Bukalemun Komutanı dediğimiz gibi davranmanız gerekiyor.

‍

‍

Tüm insanlar farklıdır ve bir kişinin bir mesajı sindirebilme ve anlama şekli, kişiliğinin verilen mesajı almak için ne kadar iyi şekillendirildiğine göre belirlenir.. Bir bölgedeki dört BM farklı kişilik özelliklerine sahip olabilir - o zaman Komutanın (RM) mesajın nasıl verildiği yaklaşımını değiştirebilmesi faydalıdır.

‍

Chameleon Commander Örneği

Mesaj = Dört BM'nin tüm mağazalardaki olumsuz modeller nedeniyle büyük ölçüde Doğru Bekleme Süresine (CWT) odaklanması gerekir

‍

‍

Yaklaşım 1

Mesajı, Yapılandırılmış BM'nin kolayca ilişki kurabileceği farklı aşamalarda görevi bölerek sakin ve yapılandırılmış bir şekilde verin.

‍

‍

Yaklaşım 2

Mesajlaşmayı BM'nin odaklanmasını heyecan verici kılan enerjik bir konu verin.

‍

‍

Yaklaşım 3

BM"nin sosyal ve eğlenceli bir şekilde ekibin CWT"ye odaklanmasını nasıl sağlayabileceğine odaklanan mesajı verin.

‍

‍

Yaklaşım 4

BM'ye CWT'nin BM Raporundaki diğer KPI'ları nasıl artırabileceğini hatırlatan mesajı verin (Geri Dönen Müşteriler, Ciro vb.)

‍

RM, BM'nin güçlü, zayıf yönlerinin ve kişiliklerinin her birini öğrenir ve bundan sonra iletişimini şekillendirmeyi başarırsa, tüm mesajların mümkün olan en iyi şekilde alınmasını sağlayabilir.

‍

Özetle

Sözlü ve Sözsüz İletişim
Kelimeler + Beden Dili
‍
Verimli İletişim
Fiziksel Mesaj + Dijital Mesaj = İyi İletişim

3 Adım İletişim KILAVUZU
1) Uygun iletişim kanalını seçin
2) İyi açıklayıcı bir mesaj oluşturun
3) Güçlü bir kaçınılmaz NEDEN sağlayın

BİR TOPLANTININ İKİ AMACI
Eylem ve Davranış+Bağlılık ve Tutku

Bukalemun Komutanı ve Durumsal Liderlik:
RM Bukalemun Komutanı olarak hareket etmeyi başarırsa, fiziksel mesajların alıcı için işlenmesinin ve anlaşılmasının kolay olmasını sağlayabilir.

Eğitim

İletişim eğitimi ikiye ayrılmıştır: 5x alıştırmalar ve 1x sınava hazırlık RM'nin The Trainer ile birlikte geçmesi gerektiğini.

‍

‍

Bu, İletişim toplamının eğitim planının gerektirdiği anlamına gelir 9 OH saat. Eğitmen egzersizlerin yeniden gözden geçirilmesi gerektiğine inanıyorsa, tahsis edilen OH saatlerini bir kez daha kullanın ve Pazar Yöneticisi veya İK Yöneticisinden onay isteyin.

Alıştırma 2: Bar Yöneticisi Değerlendirmeleri

‍

Hedefler

Bu alıştırmanın amacı, RM"nin bire bir iletişim yoluyla BM için nasıl motivasyon ve gelişim yaratabileceklerini pratik etmesine izin vermektir..

Giriş

RM'nin her iki ayda bir iyi işleyen Bar Yöneticisi değerlendirmelerini nasıl yaptıklarını pratik etmesine izin verin.

‍

‍

Adım 1.1 - Performans İncelemesi - 5 dakika

RM"ye en az iki ayda bir Bar Yöneticisi Değerlendirmeleri yaptığımızı bildirin. Bar Yöneticisi Değerlendirmesinin sadece sıradan bir konuşma olmadığını, daha ziyade RM"nin açık bir diyalog için sahne oluşturması gereken bir oturum olduğunu vurgulayın. Diyalog için temel 3 konuyu gözden geçirin:

‍

‍

‍

Adım 1.2 - BM Derin Dalış Raporu

RM'ye BM Raporunda çeşitli KPI'lar tarafından gösterilen mağazanın performansına dayalı olarak temasa geçmeleri gerektiğini bildirin. Kötü kalıplara ve zayıf KPI'lara odaklanın. Performansın neden olduğu gibi göründüğü ve BM'nin bu konuda neler yapabileceği hakkında konuşun? Meyve Sıkacakları ne tür bir eğitimden yoksundur?

‍

‍

Adım 1.3 - 3 Aylık Derin Dalış Planı

RM'ye 3 aylık planın nasıl oluştuğunu değerlendirmeleri gerektiğini söyleyin. Farklı görevleri yerine getirmek nasıl gidiyor? Herhangi bir değişiklik var mı? Peki ya odak alanı ve sağlanan hedefler? Ulaşılabilir mi? Plandaki hedeflere ulaşmak için ne tür bir desteğe ihtiyaç var?

‍

‍

Adım 1.4 - Eleştirel Düşünme Derin Dalışı

RM'ye, Eleştirel Düşünme becerilerini kullanarak mağazada BTC çalışarak geliştirdikleri öğrenmeleri gerektiğini bildirin. Operasyonun hangi belirli alanlarının iyileştirilmesi gerekiyor? Bilgi formu olarak Personel Genel Bakışı'nı kullanarak bir bütün olarak mağaza, bir bütün olarak ekip veya bireysel Meyve Sıkacaklarının performansı ile ilgili olabilir. BM, mağazanın mükemmel bir şekilde çalıştığından emin olmaktan sorumludur, ancak RM, BM"ye bunu yapmak için doğru optiği öğretmekten sorumludur.

‍

‍

Adım 2 - BM Değerlendirme Soruları - 5 dakika

Bir Bar Yöneticisi Değerlendirmesinin olağan sorularını gözden geçirin ve RM'ye soruların neden bir diyalog için iyi bir temel olabileceğini bildirin:

‍

‍

‍

Adım 3 - Önemli NEDEN/Özetleme - 5 dakika

RM'ye BM Değerlendirmesi yapmanın dinlemek ve açık bir şekilde konuşmak ve mağazanın 4 duvarındaki olayların durumu hakkında daha fazla bilgi edinmek istediklerini gösterdiğini bildirin. Ayrıca, Bar Yöneticisi Değerlendirmelerinin 3 avantajından yararlanın:

1. Alım
BM'ye önümüzdeki 3 aylık plana kendi fikirlerini dahil etmek istediklerini gösteriyorlar. İyileştirme noktasını kendileri bulurlarsa, belirli bir konuya odaklanmaları daha kolay olacaktır.

2. Boru Hattı Önerileri
Meyve Sıkacağı ve SM"lerin her birinin nasıl performans gösterdiğini ve boru hattının bir parçası olup olmayacakları ve bir sonraki MoneyBall seviyesine yükselip büyümeyecekleri hakkında daha iyi bir görüş elde edecekler..

3. Başarı için hazırlanın - Başarısızlık değil
RM, BM'yi başarı için kuracak. Yol boyunca hedeflerine nasıl ulaşacakları konusunda onlara rehberlik ederlerse, üç aylık hedeflerine ulaşmaları daha kolay olacaktır..

‍

‍

Adım 4 - İlk BM Değerlendirmesi - 45 dakika

RM ile işbirliği içinde, seçilen bir BM ile ilk BM Değerlendirmelerini planlayın. Değerlendirme boyunca da orada olacaksınız ve hiçbir şey söylemeyeceksiniz. Değerlendirme tamamlandıktan sonra, RM'nin olumlu yönde yönlendirilmiş iyi düşünülmüş sorularla nasıl açık bir diyalog oluşturmayı başardığına odaklanarak değerlendirmenin kalitesi hakkında geri bildiriminizi getirin.

Alıştırma 3: Zor Konuşma

‍

Amacı

Bu alıştırmanın amacı, RM"nin bölgelerindeki disiplin cezalarını ele alma konusunda daha güvenli ve kendinden emin hissetmesini sağlamaktır..

Giriş

RM, farklı vakaları ve bunların profesyonelce nasıl ele alınacağını öğrenecektir..

‍

‍

Adım 1 - Operasyonel Lider Olarak RM - 5 dakika

RM'ye, tüm çalışanların genel eylem kurallarımıza uymasını sağlamanın kendi sorumlulukları olduğunu hatırlatın. RM"ye, bir çalışanla zor veya hoş olmayan bir konuşmanın başlatılması gereken durumlarda profesyonelce hareket etmeleri gerektiğini söyleyin.. NEDEN? RM, düşük performans gösteren veya genel eylem kurallarını çiğneyen (standart prosedürlerin gecikmesi veya büyük ölçüde bozulması) çalışanlara tepki vermezse, diğer çalışanlar da işteki çabalarını azaltmaya başlayacak ve bu da markamıza ve operasyonumuza bir bütün olarak zarar verecektir. Yüzleşmekten korkmayın!

‍

‍

Adım 2 - En Yaygın Zor Konuşmalar - 15 dakika

Take the RM through the most common topics for a difficult conversation:

1. UNDERPERFORMANCE
An employee has been underperforming and needs to step up performance

2. WARNING/DISCIPLINARY
An employee needs a warning due to a general break in codes of action

3. RESIGNATION
An employee needs to be resigned due to a major break in codes of action

4. POSITION STEP DOWN
An employee has been underperforming for a long time and needs to step down a position

5. JUICER SWAP
A BM and a Juicer have disagreements and cannot function in the store together

Explain the general guidelines for when each of the above conversations have to be activated by the RM.

‍

‍

Step 3 - Trainer to Share Experience - 10 minutes

Now share your own experiences regarding the difficult conversation with the RM. Take a minute to gather your thoughts going back in time and open up about how you managed to get the conversation done. What would you have done differently? What went well? How did the employee react? Did you manage to turn around employees in a positive direction - how?
Try and cover each of the 5x most common topics of a difficult conversation from Step 2.

Exercise 4: Communication in Staff Meetings

‍

Objective

The objective of this exercise is to strengthen the RM abilities to host a Staff Meeting.

Introduction

The first part of this exercise takes place at an optional location and is followed by an important exercise when the RM host their first staff meeting, which either could take place in their bar or at HQ.

‍

Step 1 - Staff Meetings - 5 minutes

Inform the RM of the usual three purposes of a Staff Meeting:

‍

1) Bar Manager Meeting
These kind of meetings should be held minimum once every two months having the 3-month plan as the major agenda for presentation. Gathering the BMs in the special group they are is very strong. It is highly recommended to do BM meetings every month to create a feeling of unity in the region.

‍

2) Implementation Meeting
Information about a new company initiative that needs to be presented by the RM to the region

‍

3) Performance Meeting
A store has had some kind of negative performance or incident that needs to be straightened out. In this situation, it should rather be the BM doing the talking if possible, and the RM to support or add specific information

‍

‍

Step 2 - Plan First Staff Meeting - 75 minutes

In corporation with the RM, plan and execute their first Staff Meeting within the following 14 days after the exercise is done. The topic of the staff meeting should be one of the three purposes from Step 1:

‍

Exercise 5: Upwards Communication

‍

Objective

The objective of this exercise is to understand the importance of being honest and transparent towards senior management.

Introduction

Let the RM reach Proactive Honesty to solve and fix problems before they even occur.

‍

Step 1 - Upwards Communication - 10 minutes

Inform the RM about the importance of honest upwards communication in the Regional Manager role. Explain the two most important aspects of honest towards:

Honest about current state of performance in region

Reaching out for support is not a cry for help, but rather what we consider as honest communication. An RM must never feel like they don’t want to ask for help or support from their superior because they want to seem strong and independent. You cannot develop as a leader if you do not accept your obstacles and work hard with your weaknesses. This is done in corporation with your AM or MM who have been in the same place as yourself experiencing the same obstacles once.

‍

Honest about aspects of our business that could be improved

When employees don’t say what is on their mind, the entire company can end up suffering. The same problems may arise across different stores and markets, and therefore it is important to speak up! How are managers able to help their teams succeed if employees don’t share their biggest challenges? Answer: They can’t!

‍

‍

Step 2 - The Four Levels of Honesty - 15 minutes

Take the RM through the 4 Levels of the Honesty Totem and explain how each level can be obtained.

‍

‍

Level 0: Shut Down

The person doesn’t share any thoughts whatsoever, even when asked. At this level the person resists to engage in any conversation where an opinion is needed.

Level 1: Reactive Honesty

The person doesn’t share their thoughts before someone is asking for it. People will be honest if they are asked to, but otherwise keeping information to themselves.

Level 2: Proactive Honesty

The person shares their opinions and thoughts freely. Issues are proactively discussed before major problems arise. It is a “good place to be” but still with room for improvements.  

Level 3: Visionary Honesty

At this level the person’s honesty is on point. It is characterised by an open discussion of potential problems that might occur down the road. They constantly think ahead and share ideas that help the future. People communicate both proactively and predictively about key areas of the business.

Example on Visionary Honesty: The RM experiences a new way to keep their BM’s motivated. They actively share this knowledge with the Market Manager and explains the findings. Our company as a whole can then benefit in the best possible way from the gained experience which will strengthen future BM’s.

‍

‍

Step 3 - How to Reach Visionary Honesty - 5 minutes

Tell the RM that it is not expected of them to be at level 3 from the early phase of their RM career. As a minimum it is expected for them to obtain and practice level 2 doing Proactive Honesty. At this level they should constantly look into how they can improve their own work by talking freely of their concerns having a great deal transparency. As they progress to RM Junior it is expected of them to slowly move into level 3 and Visionary Honesty. Their knowledge and feedback will at this point not only make Joe & The Juice a better company for themselves and their BMs, but everyone working in the company!

‍

Exercise Sum Up

Each of the taught objectives in the 5 x exercises are the foundation of the RM's abilities within the leadership skill Communication. Therefore, it is important to apply the exercises in the daily work going forward to continuously expand the capabilities within the skill and to support and develop the BM’s.

‍

‍

Go through the above illustration with RM and agree how the learnings and objectives should be applied in the RM's work going forward. Stress the fact that the Bar Manager Evaluation should take place 1 month after the BM Meeting. In that way there is always one month in between the BM Meeting and the individual evaluation.

Introduction

‍

After the reflective exercises has been completed and the Regional Manager now understands what the skill means.

The RM will now gather and repeat the key findings from theory and exercises.

These findings will be written down and saved for them to present in the final exam in front of Trainer and Market Management by the end of the program.

‍

‍

Özet ve final sınavı hazırlığının bir parçası olarak, RM, dairenin üç katmanını eğitmene açıklayacaktır.

‍

0.1: ALIŞTIRMALARIN ÖZETİ:‍

- Eğitmen her egzersizin başlığını tekrarlayacak ve ardından RM egzersizlerdeki her adımdan elde edilen temel bulguları tekrarlayacaktır. RM, yaşadıklarını özetlemek için çalışma sayfalarındaki notlarını kullanabilir.

‍

RM şimdi nedenini, nasıl ve neyi açıklayacak.

‍

1. NEDEN:‍

- Joe & The Juice'da Bölge Müdürü olarak insanları yönlendirirken ve geliştirirken İletişimin neden sahip olması gereken önemli bir beceri olduğunu açıklayın. İletişim ile yol açmıyorsanız sonuçlara dokunun.

‍

2: NASIL:‍

- Durumsal Liderlikte İletişimin nasıl kullanılacağını ve bu beceri setinin günlük işlerde nasıl uygulanacağını açıklayın.‍

‍

3: NE:‍

- Becerinin ne anlama geldiğini kendi kelimeleriyle açıklayın ve resimler dahil ana ve ikincil teoriden temel öğrenmeleri ekleyin.